جیرجی فیلیپ پیام تجاری: پیشنهاد فعلی در بازار برای سیستم های مدیریت کسب و کارهای کوچک واقعاً گسترده است. در عین حال، انتخاب نرم افزار مناسب یک تصمیم واقعا مهم است. پس از همه، شما نمی خواهید در عرض چند هفته متوجه شوید که انتخاب نامناسبی داشته اید، به برنامه دیگری بروید و کل تیم را از ابتدا آموزش دهید. بنابراین چگونه می‌توانید در بازار شلوغ حرکت کنید و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که با شما رشد می‌کند و در عین حال با آخرین روندها هم‌خوانی می‌کند؟
نکات ما را در مورد نحوه انتخاب بهترین سیستم برای کسب و کار خود و نیازهای نرم افزار اطلاعاتی باید بررسی کنید.
چرا از سیستم مدیریت کسب و کار کوچک استفاده کنیم؟
دلایل زیادی وجود دارد که چرا یک کسب و کار باید از نرم افزار سازمانی استفاده کند. نه تنها شرکت های بزرگ، که در آن حفظ سازمان در کل شرکت و همه تیم ها امری طبیعی است. اما همچنین برای شرکت های کوچک که چنین ابزار مدیریت کسب و کار می تواند ابزار قدرتمندی برای بهبود فرآیندهای شرکت باشد. این امر منجر به افزایش رقابت پذیری و موفقیت شرکت در دراز مدت می شود.
شاید شما در شرایطی هستید که شرکت شما قبلاً از برخی ابزارها استفاده می کند ... یکی برای صورتحساب، یکی برای ارتباطات، شما جریان نقدی را در اکسل مدیریت می کنید، در اکسل دیگر لیستی از مشتریان، یک تقویم، بیانیه ها و بقیه روی کاغذ دارید. . اگر این راه حل برای شما کمی آشفته به نظر می رسد، پس به دنبال سیستم جامع تری باشید که بیشتر نیازهای مدیریت کسب و کار شما را در یک مکان پوشش دهد.
دلایل اصلی که چرا حتی شرکت های کوچک باید یک سیستم مدیریت شرکت را پیاده سازی کنند:
- بهبود کارایی و بهره وری: تاثير گذار سیستم اطلاعات سازمانی اتوماسیون فرآیندها، کاهش خطاها در هنگام ورود یا کپی دستی داده ها و صرفه جویی قابل توجه در زمان را امکان پذیر می کند. این امر منجر به بهبود کارایی و بهره وری کارگران و افزایش عملکرد شرکت می شود.
- مدیریت زمان بهتر: سیستم مدیریت کسب و کار، برنامه ریزی و سازماندهی زمان، وظایف و پروژه ها را آسان تر می کند و به کارمندان اجازه می دهد بیشتر روی کار خود تمرکز کنند و استرس را کاهش دهند.
- به اشتراک گذاری و مدیریت اطلاعات کارآمدتر: سیستم اطلاعات مدیریت به مدیریت داده ها و اطلاعات کمک می کند و امکان دسترسی و اشتراک گذاری بهتر داده ها را بین بخش های مختلف و کارمندان فراهم می کند. این منجر به بهبود همکاری بین کارمندان می شود، به علاوه شما تمام اسناد مهم را در یک مکان دارید و این به این معنی است که دیگر از جستجوی دیوانه وار در میان مقالات خودداری کنید.
- تصمیم گیری دقیق تر و سریع تر: سیستم مدیریت این شرکت اطلاعات بلادرنگی در مورد وضعیت پروژه ها و فعالیت های شرکت ارائه می دهد و امکان تصمیم گیری سریعتر و آگاهانه تر را فراهم می کند.
- کاهش هزینه:یک سیستم اطلاعاتی برای کسب و کارهای کوچک امکان برنامه ریزی و کنترل بهتر درآمد و هزینه ها را فراهم می کند و به شناسایی مناطقی که می توان هزینه ها را کاهش داد کمک می کند.
کدام کارکردها را در سیستم مدیریت شرکت باید جستجو کرد؟
اتوماسیون
یک سیستم مدیریت کسب و کار باید امکان اتوماسیون فرآیندهای تکراری یا فعالیت های ساده را فراهم کند تا خطاها و اتلاف وقت در کارهای تکراری به حداقل برسد. اتوماسیون می تواند شامل، برای مثال، صورتحساب مکرر، یادآوری پرداخت، ارسال خودکار ایمیل، تولید گزارش یا ایجاد وظایف یا پروژه ها از قالب ها. به این ترتیب می توان بار کارکنان را کاهش داد، خطاها را کاهش داد و راندمان کاری را بهبود بخشید.
ذخیره سازی داده های ابری
استفاده از ذخیره‌سازی داده‌های ابری می‌تواند اشتراک‌گذاری داده‌ها را آسان‌تر و ایمن‌تر در شرکت فراهم کند، همه چیز به وضوح در یک مکان است. همچنین امکان دسترسی به داده ها را از هر مکان و در هر زمان می دهد که باعث افزایش کارایی کار و امکان تبادل سریع اطلاعات می شود. ذخیره‌سازی داده‌های ابری همچنین توسط همه شرکت‌هایی که اعضای تیم در آنها از یک دفتر کار خانگی کار می‌کنند، قدردانی خواهد شد.
مدیریت کارها
نرم افزار مدیریت کسب و کار باید امکان ردیابی و مدیریت آسان وظایف و مهلت های آنها را فراهم کند. این ممکن است برای مثال شامل زمان‌بندی و تخصیص وظایف، ردیابی وضعیت تکمیل کار، و یادآوری کارهای در حال انتظار باشد. به لطف این، اعضای تیم می توانند کار را کارآمدتر توزیع کنید، حجم کاری آنها را زیر نظر بگیرید و تمام وظایف محول شده را به موقع انجام دهید.
مدیریت پروژه
سیستم مدیریت یک شرکت باید مدیریت پروژه موثر از جمله برنامه ریزی، هماهنگی و نظارت بر پیشرفت پروژه را ممکن سازد. این شامل، برای مثال، برنامه ریزی بودجه، کارایی و سودآوری پروژه ها است. چنین سیستمی به شرکت اجازه می دهد تا پروژه های خود را بهتر مدیریت کند و به نتایج و سود بهتری دست یابد.
در حالت ایده‌آل، ابزار انتخابی باید گزینه‌های متعددی را برای نمایش گرافیکی پروژه‌ها ارائه دهد، مانند تابلوهای Kanban، نمودارهای گانت یا مرورهای جدولی برای تجسم واضح پروژه‌ها، بودجه‌ها، تخصیص وظایف، وضعیت و پیشرفت.
CRM
نرم افزارهای تجاری باید شامل ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) نیز باشند. این شرکت را قادر می سازد تا ارتباط موثرتری با مشتریان برقرار کند و نیازهای آنها را بهتر مدیریت کند.
اگر سیستم به شما اجازه می‌دهد که CRM را با سایر فرآیندها، مانند مدیریت پروژه، صورتحساب، مدیریت قرارداد یا برنامه‌ریزی جریان نقدی، در یک پلتفرم مدیریت کسب‌وکار هماهنگ کنید، می‌توانید مشتریان خود را از منظر 360 درجه ببینید.
مدیریت حجم کاری کارکنان
عملکرد مدیریت حجم کار کارکنان به شما کمک می کند کار را به طور موثرتر بین اعضای تیم توزیع کنید و بنابراین به حجم کار بهینه خود برسید. سیستم اطلاعات شرکت باید برنامه ریزی زمان و وظایف را به گونه ای امکان پذیر کند که به طور عادلانه توزیع شوند و کارکنان به اندازه کافی با توجه به توانایی ها و عملکرد کاری خود بارگیری شوند. در عین حال باید باشد سیستم قادر به نظارت بر بار است و در صورت لزوم، راه حل مناسبی را ارائه دهید، مثلاً با توزیع مجدد وظایف یا افزایش تعداد کارکنان در تیم معین. آی تی باعث افزایش بهره وری و رضایت کارکنان می شودکه به موفقیت بلندمدت شرکت کمک می کند.
نکاتی برای انتخاب بهترین نرم افزار برای مشاغل کوچک
هنگام انتخاب نرم افزار کسب و کارهای کوچک، مهم است که نیازهای خود را شناسایی کرده و بودجه خود را در نظر بگیرید.
همچنین سهولت اجرا و استفاده از نرم افزار، قابلیت ادغام با سایر سیستم ها و نرم افزارها، اپلیکیشن موبایل و پیچیدگی امکانات را نیز در نظر بگیرید.
1. نیازهای خود را شناسایی کنید:
قبل از شروع به جستجوی نرم افزار مناسب، در نظر بگیرید که برای مدیریت کسب و کار خود به چه کارکردها و ویژگی هایی نیاز دارید.
به خاطر داشته باشید که برخی از نرم افزارها ویژگی های تخصصی را برای صنایع خاصی ارائه می دهند، در حالی که برخی دیگر جهانی هستند و می توانند با نیازهای صنایع مختلف سازگار شوند.
2. سهولت نصب و استفاده از نرم افزار:
در نظر بگیرید که چقدر سریع می توانید نرم افزار جدید را در تجارت خود پیاده سازی کنید و استفاده از آن چقدر آسان است.
یافتن نرم افزار با رابط بصری و راه اندازی آسان می تواند در زمان صرفه جویی کند و آموزش کارکنان را به حداقل برساند. در حالت ایده‌آل، این نرم‌افزار دارای آموزش‌های آنلاین و فیلم‌های آموزشی برای کمک به شما در آموزش است، یا مشاوره‌هایی را ارائه می‌دهد که می‌توانید در مورد پیاده‌سازی سیستم در شرکت خود مشورت کنید.
3. راه حل هایی با عملکرد مدیریت مالی:
یک راه حل نرم افزاری پیشرفته تر با عملکرد مدیریت مالی می تواند به کسب و کارهای کوچک کمک کند تا عملیات مالی را پیگیری و مدیریت کنند. این به شما یک دید کلی از درآمدها و هزینه ها در زمان فعلی و در آینده نزدیک یا تحقق بودجه ها می دهد. می توانید توسعه جریان نقدینگی ماه های آینده، سودآوری پروژه ها و نقاط ضعفی را که در آن پول به صورت غیر ضروری در شرکت نشت می کند، پیش بینی کنید.
4. امکان ادغام با سایر سیستم ها و نرم افزارها:
در نظر بگیرید که از چه نرم افزار دیگری استفاده می کنید و آیا نرم افزار جدید سازگار است و می تواند به راحتی با سیستم های دیگر ادغام شود یا خیر. بنابراین یک رابط قابل برنامه ریزی قابل دسترسی (API) کلیدی است. Make همچنین یک پلت فرم یکپارچه سازی محبوب است که یکپارچه سازی و اتوماسیون پیشرفته را امکان پذیر می کند.
جستجوی نرم‌افزار با ویژگی‌های واردات و صادرات داده‌ها می‌تواند کار شما را آسان‌تر کند و ورود دستی داده‌ها را به حداقل برساند.
5. بودجه خود را در نظر بگیرید:
هنگام انتخاب نرم افزار، بودجه خود را در نظر بگیرید و سعی کنید راه حلی پیدا کنید که نیازهای شما را برآورده کند و برای کسب و کار شما مقرون به صرفه باشد.
هنگام مقایسه قیمت ها مراقب باشید و در نظر بگیرید که آیا ویژگی های اضافی ارزش قیمت بالاتر را دارند یا خیر. نسخه آزمایشی رایگان باید یک امر مسلم باشد.
6. برنامه موبایل شامل:
در دسترس بودن نسخه تلفن همراه سیستم مدیریت کسب و کار به شما و کارمندانتان این امکان را می دهد که بدون توجه به مکان و تجهیزات فعلی، در هنگام حرکت در ارتباط باشید و پاسخگو باشید. این امر به ویژه در مورد مدیریت تیم‌ها و فعالیت‌های ترکیبی و از راه دور بسیار مهم است.
به خاطر داشته باشید که اپلیکیشن موبایل باید برای استفاده آسان و در سیستم عامل های مختلف در دسترس باشد.
7. توابع گزارش جامع:
یک راه‌حل نرم‌افزاری با عملکردهای گزارش‌دهی جامع می‌تواند به کسب‌وکارهای کوچک کمک کند تا عملکرد کسب‌وکار شما را نظارت و تجزیه و تحلیل کنند، بر اثربخشی فعالیت‌ها، پروژه‌ها و کمپین‌های شما نظارت کنند تا بتوانید به طور انعطاف‌پذیر به موقعیت‌های نوظهور پاسخ دهید.
در حالت ایده آل، نرم افزار شرکت شماست بینش ارزشمندی در مورد عملکرد مالی شما ارائه می دهد، پیشرفت پروژه ها و وظایف، ظرفیت و استفاده از کارکنان و بسیاری موارد دیگر. علاوه بر این، راه حل پیشرفته به شما امکان می دهد گزارش های گرافیکی خود را ایجاد کنید و معیارهای مختلفی را برای جمع آوری و مرتب سازی داده ها تعیین کنید.
8. عملکرد ارتباطی اجزا:
به دنبال نرم‌افزاری با ویژگی‌های ارتباطی مانند ابزارهای چت یا اشتراک‌گذاری فایل می‌توان به کسب‌وکارها در مدیریت مؤثر ارتباطات داخلی کمک کرد.
همچنین، جستجوی نرم‌افزاری که بتواند با سایر ابزارهای ارتباطی مانند تماس ویدیویی ادغام شود، می‌تواند برای همکاری آسان تیمی مفید باشد.
قبلا انتخاب شده اید؟
به عنوان صاحبان مشاغل کوچک، ما باید با چیزهای زیادی دست و پنجه نرم کنیم و جمع کردن همه چیز اغلب آسان نیست. راه حل نرم افزاری مناسب برای مدیریت کسب و کار شما می تواند مزیت بزرگی نسبت به رقبایتان به شما بدهد. شما ناگهان یک نمای کلی از سفارشات و وظایف و مهلت های آنها، مشتریان و ارتباط با آنها، جریان نقدی و حجم کاری اعضای تیم به دست خواهید آورد. شما در زمان صرف شده برای کارهای تکراری با ارزش افزوده کم صرفه جویی خواهید کرد. در عوض، می توانید انرژی خود را بر روی نوآوری و راه حل هایی متمرکز کنید که کسب و کار شما را به جلو می برد.
نویسنده: Caflou - همه در یک سیستم مدیریت برای شرکت های کوچک و متوسط
Caflou به شما کمک می کند تا به طور موثر کل شرکت و امور مالی آن را مدیریت کنید. این به شما این امکان را می دهد که جریان نقدی را نظارت کنید و پیشرفت آینده آن را پیش بینی کنید. شما از شر کارهای معمول خلاص خواهید شد، میزان خطا را کاهش می دهید، کار تیمی را بهبود می بخشید و عملکرد شرکت را افزایش می دهید. همه در یک مکان. از هر کجا و با قیمتی مقرون به صرفه.
